П 4.15 - Что такое управленческая отчетность и зачем она нужна основателю?
Управленческая отчетность — это свод ключевых показателей бизнес-процессов, которые в рамках декомпозиции результата прямо влияют на конечный результат деятельности компании. Эти данные собираются, систематизируются и передаются управленцу на регулярной основе.
Декомпозиция — это методика разложения конечного результата, например, чистой прибыли, на более мелкие составляющие, из которых этот результат собирается (заявки, продажи, объемы выручки, конверсии и т. д.).
Декомпозиция — это методика разложения конечного результата, например, чистой прибыли, на более мелкие составляющие, из которых этот результат собирается (заявки, продажи, объемы выручки, конверсии и т. д.).
Для чего нужна управленческая отчетность?
Она нужна для того, чтобы управленец мог принять взвешенные, основанные на цифрах, а не на суждениях, решения. Например:
Решений может быть много, суть одна: они должны приниматься на основе твердых данных. А для того чтобы это стало возможным, нужно сформулировать и научиться собирать эту управленческую отчетность.
- Увеличивать или уменьшать цены.
- Какой продукт развивать в приоритетном порядке.
- Кого увольнять, а кто хорошо справляется с задачами.
- Какой канал рекламы работает, а какой нужно упразднить.
Решений может быть много, суть одна: они должны приниматься на основе твердых данных. А для того чтобы это стало возможным, нужно сформулировать и научиться собирать эту управленческую отчетность.
Как спроектировать и собрать управленческий отчет?
Шаг 1: Сделать подробную декомпозицию конечного результата.
Для этого начинаем раскладывать ваш ключевой показатель (чистая прибыль, капитализация и т. д.) на составляющие. Разберем пример чистой прибыли в компании, которая занимается продажей услуг через интернет.
И так далее, пока не упретесь в очень микроскопические показатели. Самое главное условие — каждый показатель должен быть числовым, и его можно было бы рассчитать, исходя из цифр, которые можно собрать.
Шаг 2. Определяем самые важные показатели, которые максимально влияют на результат.
Цифр в бизнесе очень много, и все они важны. Но есть те, изменение которых реально влияет на конечный результат.
Например, если бы вы спросили у бизнес-консультанта: «Как мне вырасти в 3 раза по чистой прибыли?», он бы, скорее всего, задал вам несколько уточняющих вопросов:
Он бы узнавал это для того, чтобы понять одну ключевую вещь: это вообще возможно или нет? Чтобы это понять, нужно четко понимать всего несколько цифр: рентабельность, маржинальность, емкость производства, емкость рынка.
Знание конверсии в заявку на сайте и уровня NPS тоже помогло бы консультанту, но критично меньше, чем понимание реальной наполненности емкости производства.
Начните считать 10-15 ключевых показателей, но делайте это регулярно и достоверно.
Шаг 3. Настройте сбор данных.
Суть управленческой отчетности в том, что она складывается из ключевых показателей сотрудников. Определите, кто за какой показатель отвечает, и поставьте задачу с необходимой регулярностью предоставлять отчет по этому показателю в табличном виде, пригодном для сведения в общий файл.
Далее вам понадобится только контроль корректности этих данных. Важно объяснить сотрудникам, чтобы они не старались их приукрасить или исказить, так как любой факт искажения проверяется вторичным контролем. Вам нужны объективные данные, даже если после них становится грустно. Кстати, поэтому многие предприниматели страдают от того, что ведут полноценный учет. Больно и страшно видеть, как твой бизнес ежемесячно генерирует убытки или работает в ноль. Гораздо приятнее находиться в пелене самообмана и «чувствовать динамику» развития.
Шаг 4. Сведите отчетность в один файл с разбивкой по отделам, продуктам, периодам и т. д., чтобы вы могли видеть картину бизнеса целиком, как будто вы не внутри него, а высоко над ним. Этот стратегический взгляд позволит вам увидеть проблему в комплексе, а не в рамках её. И возможно, вы найдете те решения, которые не могли найти раньше.
Не так важно в чем вы будете агрегировать данные, в обычном экселе или BI системе. Важно чтобы они у вас были.
Шаг 5. Делайте гипотезы на основе управленческих данных.
Например, ошибочно думать, что для того чтобы увеличить чистую прибыль в 2 раза, нужно обязательно увеличить какой-то показатель в 2+ раза. Чаще всего это происходит за счет увеличения нескольких составных показателей на 5-10%. И это в совокупности дает необходимый прирост: чуть повысили цену, чуть снизили себестоимость, чуть снизили стоимость заявки, чуть увеличили конверсию, чуть увеличили средний чек за счет продаж дополнительных продуктов — и вуаля, кратный рост чистой прибыли.
Находить такие гипотезы позволяет правильная управленческая отчетность
Для этого начинаем раскладывать ваш ключевой показатель (чистая прибыль, капитализация и т. д.) на составляющие. Разберем пример чистой прибыли в компании, которая занимается продажей услуг через интернет.
- Чистая прибыль
- Чистая прибыль = маржа - (налоги + инвестиционные затраты + амортизация)
- Маржа = выручка - себестоимость
- Выручка = средний чек * количество продаж
- Средний чек = выручка / количество продаж
- Количество продаж = количество заявок * конверсия в продажу
- Количество заявок = число посетителей сайта * конверсия в заявку
- Конверсия в продажу состоит из: конверсии в промежуточный шаг 1, 2, 3.
- Количество продаж зависит от реальной емкости производственных мощностей.
И так далее, пока не упретесь в очень микроскопические показатели. Самое главное условие — каждый показатель должен быть числовым, и его можно было бы рассчитать, исходя из цифр, которые можно собрать.
Шаг 2. Определяем самые важные показатели, которые максимально влияют на результат.
Цифр в бизнесе очень много, и все они важны. Но есть те, изменение которых реально влияет на конечный результат.
Например, если бы вы спросили у бизнес-консультанта: «Как мне вырасти в 3 раза по чистой прибыли?», он бы, скорее всего, задал вам несколько уточняющих вопросов:
- Можете ли вы поднять цены в 3 раза и сохранить этот же уровень продаж? Или в несколько раз снизить себестоимость продукции, не теряя клиентов.
- Если вы не можете кратно увеличить цены, то можете ли вы в 3-4 раза увеличить объем производства вашего продукта?
- Если это возможно, то есть ли на вашем рынке в вашей географии продаж достаточное количество клиентов, чтобы вы смогли в 3-4 раза увеличить объем продаж?
Он бы узнавал это для того, чтобы понять одну ключевую вещь: это вообще возможно или нет? Чтобы это понять, нужно четко понимать всего несколько цифр: рентабельность, маржинальность, емкость производства, емкость рынка.
Знание конверсии в заявку на сайте и уровня NPS тоже помогло бы консультанту, но критично меньше, чем понимание реальной наполненности емкости производства.
Начните считать 10-15 ключевых показателей, но делайте это регулярно и достоверно.
Шаг 3. Настройте сбор данных.
Суть управленческой отчетности в том, что она складывается из ключевых показателей сотрудников. Определите, кто за какой показатель отвечает, и поставьте задачу с необходимой регулярностью предоставлять отчет по этому показателю в табличном виде, пригодном для сведения в общий файл.
Далее вам понадобится только контроль корректности этих данных. Важно объяснить сотрудникам, чтобы они не старались их приукрасить или исказить, так как любой факт искажения проверяется вторичным контролем. Вам нужны объективные данные, даже если после них становится грустно. Кстати, поэтому многие предприниматели страдают от того, что ведут полноценный учет. Больно и страшно видеть, как твой бизнес ежемесячно генерирует убытки или работает в ноль. Гораздо приятнее находиться в пелене самообмана и «чувствовать динамику» развития.
Шаг 4. Сведите отчетность в один файл с разбивкой по отделам, продуктам, периодам и т. д., чтобы вы могли видеть картину бизнеса целиком, как будто вы не внутри него, а высоко над ним. Этот стратегический взгляд позволит вам увидеть проблему в комплексе, а не в рамках её. И возможно, вы найдете те решения, которые не могли найти раньше.
Не так важно в чем вы будете агрегировать данные, в обычном экселе или BI системе. Важно чтобы они у вас были.
Шаг 5. Делайте гипотезы на основе управленческих данных.
Например, ошибочно думать, что для того чтобы увеличить чистую прибыль в 2 раза, нужно обязательно увеличить какой-то показатель в 2+ раза. Чаще всего это происходит за счет увеличения нескольких составных показателей на 5-10%. И это в совокупности дает необходимый прирост: чуть повысили цену, чуть снизили себестоимость, чуть снизили стоимость заявки, чуть увеличили конверсию, чуть увеличили средний чек за счет продаж дополнительных продуктов — и вуаля, кратный рост чистой прибыли.
Находить такие гипотезы позволяет правильная управленческая отчетность
Вывод:
Хорошая и объективная управленческая отчетность — залог системного планового роста. Она сильно повышает ваши шансы на успех за счет того, что убирает серые пятна из вашего понимания ситуации. Это стоит того, чтобы уделить этому время и усилия.
